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Fatturazione elettronica: obblighi e opportunità

Le nuove regole troveranno applicazione per la generalità dei casi dal 1° gennaio 2019, salvo eventuali proroghe che ad oggi, comunque non sembrano all’ordine del giorno. 

E’ prevista, tuttavia, l’entrata in vigore anticipata dal 1° luglio 2018 dell’obbligo di fatturazione elettronica per le seguenti operazioni:

  • cessioni di benzina o di gasolio;
  • e per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’amministrazione pubblica, previste dall’articolo 1, comma 917, della Legge 27 16 dicembre 2017, n. 205 ed effettuate a partire dal 1° luglio 2018.

Con riferimento alle cessioni di carburante, l’anticipazione della decorrenza di obbligo di fatturazione elettronica al 1° luglio 2018 è limitata alla benzina e al gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione.

Con riferimento alle prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’amministrazione pubblica, la disposizione recata dal citato articolo 1, comma 917 (la lettera b), troverà applicazione per i soli rapporti (appalti e/o altri contratti) “diretti” tra il soggetto titolare del contratto e la pubblica amministrazione, nonché tra il primo e coloro di cui egli si avvale, con esclusione degli ulteriori passaggi successivi.

Prima di tale intervento, il legislatore aveva già introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per le operazioni eseguite nei confronti della Pubblica Amministrazione.

In vista dell’entrata in vigore dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2019, dal 1° luglio 2018 per alcune tipologie di operazioni sopradescritte, l’Agenzia delle Entrate ha emanato in data 30 aprile 2018 il provvedimento prot. N. 89757/2018 (“Provvedimento”) di cui riporteremo nel proseguo del presente documento, i punti salienti.

1. Il sistema di Interscambio (SDI) 

Prima di entrare nel merito del contenuto della fattura elettronica, degli ambiti soggettivi ed oggettivi cui si applica, è opportuno spiegare come avviene l’azione dell’Amministrazione Pubblica di monitoraggio delle operazioni tra privati documentate mediante fatturazione elettronica.

La fatturazione elettronica, infatti, non coinvolge esclusivamente le parti contrattuali, (fornitore e cliente), in quanto tra le due parti si interpone il Sistema di Interscambio (SDI) che riceve la fattura dal fornitore, effettua i controlli necessari, inoltra la fattura al destinatario.

Il Sistema di Interscambio è la struttura informatica, istituita dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, gestita dall’Agenzia delle Entrate e sviluppata da SOGEI, mediante la quale è possibile trasmettere telematicamente le fatture elettroniche ed inviare le relative notifiche.

La fattura elettronica, per essere correttamente gestita dal Sistema di Intescambio, deve presentare le seguenti specifiche tecniche:

  • il contenuto è rappresentato in un file XML;
  • l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto dev’essere garantita tramite l’apposizione della firma digitale da parte dell’emittente.

Per utilizzare il Sistema di Interscambio i soggetti emittenti la fattura devono accreditarsi su di esso, aderendo e sottoscrivendo un accordo di servizio.

La trasmissione dei files (fatture) attraverso il Sistema di Interscambio, può essere effettuata attraverso le seguenti modalità:

a) posta elettronica certificata, di seguito “PEC”;

b) servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate, la quale rende gratuitamente disponibile una procedura web, ossia un’applicazione utilizzabile da dispositivi mobile e un software da installare su PC (definiti rispettivamente l’app e procedura web);

c) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;

d) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Le modalità di cui alle lettere c) e d) necessitano di un preventivo processo di “accreditamento” al SdI, per consentire di impostare le regole tecniche di colloquio tra l’infrastruttura informatica del soggetto trasmittente e il SdI: al termine di tale procedura il SdI, su richiesta, associa al canale telematico attivato almeno un codice numerico di 7 cifre (da ora in poi, “codice destinatario”).

Per ogni file della fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche correttamente ricevuti dal SdI, è fornito riscontro.

Il SdI, per ogni file della fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche correttamente ricevuti, effettua successivi controlli del file stesso. In caso di mancato superamento dei controlli viene recapitata – entro 5 giorni – una “ricevuta di scarto” del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI. La fattura elettronica o le fatture del lotto di cui al file scartato dal SdI si considerano non emesse.

 SDI

2. Definizione di fattura elettronica

Ai fini del Provvedimento,

  1. la fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (da ora in poi, SdI), di cui al decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 7 marzo 2008, e da questo recapitato al soggetto ricevente;
  2. la trasmissione telematica al SdI può riferirsi ad una fattura singola ovvero ad un lotto di fatture ai sensi dell’articolo 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633;
  3. la fattura elettronica contiene obbligatoriamente le informazioni stabilite dall’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, nonché le altre informazioni indicate nelle specifiche tecniche di cui allegato A del Provvedimento;
  4. la fattura elettronica è un file in formato XML (eXtensible Markup Language), non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, conforme alle specifiche tecniche di cui all’allegato A del Provvedimento;
  5. il file della fattura consente di inserire facoltativamente ulteriori dati utili alla gestione del ciclo attivo e passivo degli operatori.

Per la predisposizione del file della fattura l’Agenzia delle entrate rende gratuitamente disponibili una procedura web, un’applicazione utilizzabile da dispositivi mobile (app) e un software da installare su PC. Per la predisposizione del file della fattura da trasmettere al SdI con software privati sono utilizzate le specifiche tecniche di cui all’allegato A del Provvedimento.

Per le fatture elettroniche emesse nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni restano valide le disposizioni e le regole tecniche di cui al Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.

3. Recapito della fattura elettronica

La fattura elettronica è recapitata dal SdI al soggetto cessionario/committente. La fattura elettronica può essere recapitata dal SdI, per conto del cessionario / committente, ad un intermediario. Il SdI recapita la fattura elettronica attraverso le seguenti modalità:

a) sistema di posta elettronica certificata, “PEC”;

b) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;

c) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Le modalità di cui alle lettere b) e c) necessitano del preventivo processo di “accreditamento”. Infatti, per il recapito della fattura elettronica l’Agenzia delle entrate rende disponibile un servizio di registrazione “dell’indirizzo telematico” (vale a dire una PEC o un codice destinatario) prescelto per la ricezione dei file (punto 8.1 del Provvedimento).

Come abbiamo visto nel paragrafo relativo all’SdI al termine della procedura di registrazione il SdI associa al contribuente registrato un codice di 7 cifre definito quale “codice destinatario”.

Sono possibili i seguenti casi:

1. Il soggetto ricevente si è registrato nel SdI

In caso di registrazione, le fatture elettroniche sono sempre recapitate “all’indirizzo telematico” registrato. Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI il recapito non fosse possibile (ad esempio, casella PEC piena o non attiva ovvero canale telematico non attivo), il SdI rende disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione al soggetto trasmittente; in tale caso il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare – per vie diverse dal SdI – al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate: tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica.

2. Il soggetto ricevente NON si è registrato nel SdI

Nel caso in cui il cessionario/committente abbia utilizzato il servizio di registrazione SdI, ma lo stesso non funzioni,  il soggetto emittente compilerà comunque il campo “CodiceDestinatario” del file della fattura elettronica:

a) inserendo il “codice destinatario” di 7 cifre fornito dal soggetto cessionario / committente. In tal caso, il SdI recapita la fattura elettronica al cessionario / committente presso l’indirizzo corrispondente al codice destinatario indicato nel file della fattura. Qualora il valore riportato nel campo “CodiceDestinatario” sia inesistente, il SdI invia al soggetto trasmittente la “ricevuta di scarto”. Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI il canale telematico del ricevente non sia attivo e funzionante e il recapito non fosse, quindi, possibile, il SdI rende disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione al soggetto trasmittente. Il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare – per vie diverse dal SdI – al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate: tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica. Ad eccezione dei casi di scarto del file della fattura dipendenti dall’emittente, il SdI mette a disposizione, nelle rispettive aree riservate del sito web dell’Agenzia delle entrate del cedente/prestatore e del cessionario/committente, un duplicato informatico della fattura elettronica.

Nel caso, invece, il soggetto cessionario / committente non abbia fornito al cedente un “codice destinatario”, il cedente / emittente compilerà il file di fatturazione elettronica nel seguente modo: 

b) inserendo un codice convenzionale “0000000” e compilando il successivo campo “PECDestinatario” con l’indirizzo PEC del soggetto cessionario/committente. In tal caso, il SdI recapita la fattura elettronica al cessionario/committente alla PEC indicata nel file della fattura. Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI (ad esempio, casella PEC piena o non attiva), il recapito al soggetto ricevente non fosse possibile, il SdI rende comunque disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione al soggetto trasmittente. Il cedente/prestatore è tenuto ad effettuare la comunicazione di cui alla precedente lettera a) al cessionario/committente. Anche in tali casi il SdI mette a disposizione un duplicato informatico della fattura elettronica come indicato nella precedente lettera a);

 Altri casi:

c) inserendo solo il codice convenzionale “0000000” nel caso in cui il soggetto cessionario/committente sia un consumatore finale e, nella sezione delle informazioni anagrafiche del file della fattura elettronica, non siano stati compilati i campi “IdFiscaleIVA” e sia stato compilato solo il campo “CodiceFiscale” del cessionario/committente;

d) inserendo solo il codice convenzionale “0000000” nel caso in cui il soggetto cessionario/committente sia un soggetto passivo che rientra nel cosiddetto “regime di vantaggio” di cui all’articolo 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111, ovvero un soggetto passivo che applica il regime forfettario di cui all’articolo 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190 ovvero un produttore agricolo di cui all’articolo 34, comma 6, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633;

e) inserendo solo il codice convenzionale “0000000” nel caso in cui il soggetto passivo IVA cessionario/committente non abbia comunicato al cedente/prestatore il codice destinatario ovvero la PEC attraverso cui intende ricevere la fattura elettronica dal SdI.

Nei casi c), d) ed e), come nei casi a) e b), il SdI recapita la fattura elettronica al cessionario/committente mettendola a disposizione nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, oltre che rendere disponibile al cedente/prestatore – nella sua area riservata – un duplicato informatico di cui alla lettera a). Comunque, il cedente/prestatore consegna direttamente al cliente consumatore finale una copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicando contestualmente che il documento è messo a sua disposizione dal SdI nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.

La stessa procedura descritta per la fatturazione elettronica vale anche con riferimento all’emissione delle note credito e per le autofatture di cui all’art. 6 comma 8 del D.Lgs n. 471/1997, di regolarizzazione di fatture irregolarmente emesse dal fornitore / prestatore (in tal caso la trasmissione all’SdI sostituisce l’obbligo di presentare la fattura in formato analogico all’Ufficio dell’Agenzia delle entrate territorialmente competente).

4. Data di emissione e ricezione della fattura elettronica via SdI (conseguente "esigibilità", per l'emissione e "detraibilità", per il ricevente, dell'IVA)

La data di emissione della fattura elettronica è la data riportata nel campo “Data” della sezione “DatiGenerali” del file della fattura elettronica. Tale data rappresenta per il cedente / emittente la data di esigibilità dell’imposta.

NB: La fattura elettronica scartata dal SdI a seguito dei controlli si considera non emessa.

Nel caso di esito positivo dei controlli, il SdI recapita la fattura elettronica al soggetto ricevente come descritto nel paragrafo 4 e in caso di esito positivo del recapito invia al soggetto trasmittente una “ricevuta di consegna” della fattura elettronica che contiene anche l’informazione della data di ricezione da parte del destinatario.

Nel caso in cui, per i motivi indicati nel paragrafo 4, lettere a), b) ed e), il recapito al soggetto ricevente non fosse possibile, il SdI rende comunque disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione, unitamente alla data di messa a disposizione del file, al soggetto trasmittente, affinché il cedente/prestatore comunichi – per vie diverse dal SdI – al cessionario/committente che la fattura elettronica è a sua disposizione nella predetta area riservata.

Le ricevute di cui ai precedenti paragrafi attestano che la fattura è emessa.

Nel caso di esito positivo del recapito della fattura elettronica  la data di ricezione è resa disponibile al destinatario in funzione della modalità di ricezione della stessa.

Nel caso di messa a disposizione in area riservata della fattura, ai fini fiscali la data di ricezione della fattura è rappresentata dalla data di presa visione della stessa sul sito web dell’Agenzia delle entrate da parte del cessionario/committente. Il SdI comunica al cedente/prestatore l’avvenuta presa visione della fattura elettronica da parte del cessionario/committente.

Nel caso di messa a disposizione in area riservata della fattura di cui al punto, lettere c) e d), la data di ricezione coincide con la data di messa a disposizione.

La data di ricezione, identificata come sopra, è importante in quanto identifica la data a partire dalla quale l’IVA diventa detraibile per il cessionario / committente. E’ possibile, quindi, la data di esigibilità dell’imposta per il cedente e la data dIl cedente/prestatore può trasmettere al SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario. Il cessionario/committente può ricevere dal SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario, comunicando al cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” (codice destinatario o PEC) dell’intermediario stesso, o indicando tale indirizzo nel servizio di registrazione.i detrazione della stessa per il cessionario non coincidano.

5. Intermediari

Il cedente/prestatore può trasmettere al SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario. Il cessionario/committente può ricevere dal SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario, comunicando al cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” (codice destinatario o PEC) dell’intermediario stesso, o indicando tale indirizzo nel servizio di registrazione.

Qualora il canale telematico di invio della fattura elettronica coincida con quello di ricezione, nei casi indicati nell’allegato A del Provvedimento, per la ricezione del file può essere utilizzato un “flusso semplificato” descritto nelle specifiche tecniche stesse.

La delega può essere conferita e revocata dal cedente/prestatore o dal cessionario/committente direttamente attraverso le funzionalità rese disponibili nel sito web dell’Agenzia delle entrate o presentando l’apposito modulo presso un qualsiasi ufficio territoriale dell’Agenzia delle entrate stessa. L’intermediario delegato al predetto servizio è abilitato anche alla consultazione dei dati delle fatture transfrontaliere e dei dati rilevanti ai fini IVA relativi alle operazioni effettuate a partire dal 1° gennaio 2017, trasmessi ai sensi della normativa vigente

6. Conservazione delle fatture elettroniche

I cedenti/prestatori e i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia possono conservare elettronicamente, ai sensi del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il SdI, utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate, conforme alle disposizioni del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013.

Per usufruire del servizio di conservazione l’operatore aderisce preventivamente all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate o tramite intermediari.

7. Servizi di l'ausilio per il processo di fatturazione elettronica 

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli operatori soggetti passivi IVA i seguenti servizi, per rendere il processo di fatturazione elettronica più semplice e automatico possibile: 

  • un software installabile su PC per la predisposizione della fattura elettronica;
  • una procedura web e un’app per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica;
  • un servizio web di generazione di un codice a barre bidimensionale (QRCode), utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico”;
  • un servizio di registrazione mediante il quale il cessionario/committente, o per suo conto un intermediario di cui al paragrafo 6, può indicare al SdI il canale e “l’indirizzo telematico” preferito per la ricezione dei file, tra quelli definiti al paragrafo 4. Nel caso in cui il cessionario/committente abbia utilizzato il servizio, il SdI recapiterà le fatture elettroniche e le note di variazione riferite a tale partita IVA attraverso il canale e all’indirizzo telematico registrati, indipendentemente dalle opzioni di compilazione del campo “CodiceDestinatario” definite alle lettere a) e b) del paragrafo 4. 
  • un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI all’interno di un’area riservata del sito dell’Agenzia delle entrate. I file delle fatture elettroniche correttamente trasmesse al SdI sono disponibili nella citata area riservata sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI;
  • servizi web informativi, di assistenza, di sperimentazione del processo di fatturazione elettronica regolamentato dai precedenti punti.

I servizi web di cui sopra sono accessibili mediante SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), credenziali Fisconline/Entratel, Carta Nazionale dei Servizi (CNS).

L’app è accessibile mediante credenziali Fisconline/Entratel.

8. Trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere ed obbligo dello spesometro per le operazioni non soggette a fatturazione elettronica

Con riferimento alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, gli operatori IVA residenti trasmettono le seguenti informazioni secondo il tracciato e le regole di compilazione previste dalle specifiche tecniche allegate al Provvedimento:

  • i dati identificativi del cedente/prestatore;
  • i dati identificativi del cessionario/committente;
  • la data del documento comprovante l’operazione;
  • la data di registrazione (per i soli documenti ricevuti e le relative note di variazione),il numero del documento;
  • la base imponibile;
  • l’aliquota IVA applicata e l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.

La comunicazione, di cui al precedente paragrafo, è facoltativa per tutte le operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le regole stabilite nei punti precedenti.

La trasmissione telematica è effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione. Per data di ricezione si intende la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione dell’IVA.

Per le sole fatture emesse, le comunicazioni, di cui paragrafo precedente, possono essere eseguite trasmettendo al sistema dell’Agenzia delle entrate l’intera fattura emessa, in un file nel formato di fatturazione elettronica e compilando solo il campo “CodiceDestinatario” con un codice convenzionale indicato nelle specifiche tecniche allegate al Provvedimento.

9. Trattamento dei dati

Le fatture elettroniche e le relative note di variazione correttamente trasmesse al SdI sono archiviate dall’Agenzia delle entrate per consentire la consultazione e l’acquisizione dei file delle fatture e per la conservazione di cui al paragrafo 7.

Le fatture elettroniche ovvero i loro duplicati informatici sono consultabili e acquisibili solo dall’utente titolare dei dati ovvero da un suo intermediario delegato.

In caso di attività di controllo, effettuate nel rispetto dei poteri di cui agli articoli 51 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 e 32 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, l’Agenzia delle entrate e la Guardia di Finanza possono consultare le fatture elettroniche e le note di variazione, solo dopo aver preventivamente formalizzato apposita comunicazione al contribuente.

Tale modalità di acquisizione delle fatture e delle note di variazione è effettuata al fine di arrecare la minore turbativa possibile allo svolgimento delle attività stesse nonché alle relazioni commerciali o professionali del contribuente, ai sensi dell’articolo 12 dello Statuto del Contribuente.